:: Puntos culminantes de la carrera profesional ::

Director de junta del Cuerpo de Inspectores de Ordenación Territorial (Planning Inspectorate)

Miembro de la junta directiva que ha convertido el PINS (Cuerpo de Inspectores de Ordenación Territorial británico) en un organismo gubernamental que goza de un eficaz funcionamiento y un presupuesto anual de 35 millones de libras (más de 50 millones de euros).

Programa del Portal de Ordenación Territorial (Planning Portal Programme)

Responsable principal de ejecución del Programa del Portal de Ordenación Territorial, programa que constó de varios proyectos interrelacionados entre los que figuraban el Portal de Ordenación Territorial (www.planningportal.gov.uk) y el Servicio de Estudios Individualizados de Ordenación Territorial Planning Casework Service del PINS. Graham Saunders concibió la idea y logró transmitir a los ministerios y organismos de planificación la conveniencia de apoyar y financiar el programa, que contó con un presupuesto de 20 millones de libras (casi 30 millones de euros).

Asimismo, fue él el encargado de contratar y dirigir el equipo de gestión del Portal, así como de supervisar la creación y puesta en marcha de las redes de comunicación, la mercadotecnia y las estrategias de titularidad futura del Portal. En el desempeño de estas tareas, el principal reto lo planteó la necesidad de organizar y dirigir el equipo, más que en función de los dictados tradicionales del sector público, con una orientación comercial y su propia identidad y carácter de marca. En la actualidad el Portal recibe todos los meses la visita de unos 100 000 usuarios exclusivos, entre los que figuran todas las autoridades locales, y ha recibido, entre otros, el premio 2004 al mejor proyecto gubernamental de TI orientado al sector empresarial y el premio 2005 al plan estratégico de Gobierno electrónico para alcanzar la excelencia en el Gobierno central.

Servicio de Estudios Individualizados de Ordenación Territorial (Planning Casework Service)

Responsable principal de ejecución del Servicio de Estudios Individualizados de Ordenación Territorial (PCS), el sistema empresarial más importante del PINS, que proporciona servicios de gestión integrada de documentos, flujo de trabajo y estudios individualizados, permitiendo a los usuarios internos y externos seguir el progreso de las tareas y presentar documentación individualizada por Internet. Saunders dirigió un equipo multidisciplinar compuesto por personal administrativo, inspectores de ordenación territorial, contratistas y expertos en TI con el objetivo de definir las características del sistema, desarrollarlo y ponerlo en funcionamiento. En el programa se incluyeron diversos proyectos y trabajos interrelacionados, entre los que figuran los siguientes:

• revisiones empresariales del procesamiento llevado a cabo por el PINS de sus estudios individualizados. En estas revisiones se presentaron diversas recomendaciones para el establecimiento de nuevas medidas legislativas, que el despacho del viceprimer ministro británico sacó adelante gracias a la capacidad de persuasión de Graham;
• desarrollo de nuevos flujos de trabajo;
• creación de modelos de decisión destinados a los inspectores de ordenación;
• nuevo diseño de la totalidad de los formularios a fin de que resultasen fáciles de escanear;
• reestructuración y reciclaje de los equipos de estudio individualizado;
• introducción de mejoras de gran magnitud en los sistemas de TI del PINS;
• planificación de la continuidad empresarial;
• integración de los sistemas internos del PINS y el Portal de Ordenación Territorial;
• puesta en marcha de un sistema de información empresarial orientado a controlar la obtención de beneficios de acuerdo con criterios de medición previamente convenidos;
• un amplio programa de gestión del cambio.

Desde un punto de vista técnico y empresarial, el programa del PCS se caracterizó por ser ambicioso y de gran complejidad, lo que motivó la aparición de importantes dificultades que hubieron de resolverse en el transcurso del programa:

• el desarrollo de una experiencia piloto reveló problemas de procesamiento técnico y empresarial a la hora de escanear documentación y formularios de apelación, que se solucionaron incrementando la calidad del equipo de escaneado, rediseñando la totalidad de los formularios e introduciendo nuevos procesos empresariales;
• mediante pruebas de usabilidad independientes se puso de manifiesto la necesidad de hacer el sistema más asequible para los usuarios internos y externos;
• flujos de trabajo: durante la experiencia piloto del sistema se comprobó que resultaba necesario simplificar aún más los flujos de trabajo y las prácticas empresariales;
• resultados y solidez: por razones ajenas al PINS, el volumen de estudios individualizados llevados a cabo por este organismo se duplicó en el curso del proyecto. A este respecto, una revisión independiente del sistema indicó que era preciso introducir importantes mejoras en la infraestructura de TI con el objeto de aumentar sus resultados y solidez;
• comunicaciones: debido a la preocupación que había cundido entre el personal del PINS por tener que pasar de realizar sus tareas principalmente en formato papel a desempeñarlas con medios electrónicos, Graham trabajó en estrecha colaboración con los sindicatos para dejar atrás esos temores, y se elaboró y se puso en marcha un plan de acción para abordar las implicaciones ergonómicas del aumento del trabajo electrónico;
• conseguir la concentración y motivación del equipo a la vez que se solucionaban las dificultades existentes: una de las tareas clave de Saunders consistió en asegurarse de que todos los equipos que integraban el proyecto gozasen de buena comunicación entre sí, identificasen sus áreas de dependencia y tuviesen en mente los objetivos estratégicos del PCS, incluida la mejora del servicio para los usuarios internos y externos.

Reestructuración del Cuerpo de Inspectores de Ordenación Territorial (Planning Inspectorate)

Graham Saunders fue el encargado de dirigir un proyecto destinado a reestructurar el Cuerpo de Inspectores de Ordenación Territorial (PINS) y convertirlo en un organismo más centrado en el cliente y de orientación más regional. Esta nueva estructura se aplicó con éxito y recibió el apoyo de un amplio programa de gestión del cambio que contó con un presupuesto de un millón de libras (casi un millón y medio de euros).

Sistema de Estudios Individualizados (Casework System) del PINS

Responsable principal de ejecución del proyecto de Estudios Individualizados (CASE) del PINS. Cuando Graham se unió al PINS en 1997, el CASE llevaba ocho años en preparación con unos costes de 20 millones de libras (casi 30 millones de euros), y tanto los usuarios como los cargos directivos habían perdido la fe en que el sistema pudiese siquiera ver la luz. Los requisitos del sistema se habían quedado anticuados y los responsables del sistema estaban divididos en juntas de desarrollo y aplicación no relacionadas entre sí. En vista de todo ello, Graham llevó a cabo una importante evaluación del proyecto, estableció y presidió una única junta, revisó y redujo los requisitos del sistema, y llevó a la práctica con éxito un nuevo plan de proyecto centrado en las necesidades empresariales del momento. A resultas de su liderazgo, el proyecto despegó y el sistema se puso en marcha sin problemas en 1998; entre sus ventajas pueden mencionarse un 10% de ahorro en la plantilla necesaria y el mantenimiento de información de gestión actualizada y rigurosa.

Estrategia de Sistemas de Información (Information Systems Strategy) del PINS

En este trabajo llevado a cabo en 1997 en cooperación con otros asesores, Saunders emprendió un importante proceso de revisión de la Estrategia de Sistemas del PINS en el que se tuvieron en cuenta las lecciones aprendidas durante el desarrollo del CASE. La estrategia fue acordada por la junta de gestión del PINS y entre sus puntos clave cabe destacar el establecimiento de seis juntas temáticas presididas, cada una de ellas, por un directivo diferente del PINS, con lo cual la titularidad pasó a manos de la empresa y no al grupo de TI. Graham ocupó la presidencia de la junta del programa y dirigió una Unidad de Apoyo a la Estrategia de Sistemas de Información, concibió un horizonte de trabajo a cinco años y estableció una relación de cliente y proveedor entre el departamento de TI y la empresa. Los nuevos sistemas presentados comprendieron una moderna intranet y un sitio web de reconocido prestigio, un vanguardista escritorio dotado de Microsoft Office, enlaces de TI con el lugar de residencia de 400 inspectores de ordenación territorial, la aplicación de un nuevo sistema, la planificación electrónica del programa de trabajo de los inspectores y la introducción de mejoras en los sistemas de información de gestión. Con todo ello, el horizonte de trabajo se alcanzó no en cinco, sino en cuatro años, en lo cual desempeñó un papel crucial el hecho de que Saunders lograra que el equipo de gestión del PINS se interesase activamente por las TI y reconociese su importancia empresarial. El presupuesto destinado al programa fue de 15 millones de libras (casi 22 millones de euros).

Sistema de Pago de Concesiones y Subvenciones (Grants & Subsidy Payments System)

Responsable principal de ejecución del proyecto del Sistema de Pago de Concesiones y Subvenciones (GASP) del Ministerio de Medio Ambiente británico (1994-1995), sistema ideado para validar y autorizar la solicitud de pagos de subvenciones y concesiones a la vivienda por parte de las autoridades locales, cuyo valor total ascendió a 4000 millones de libras al año (casi 6000 millones de euros). La principal novedad del sistema radicó en el empleo gubernamental de un formulario de solicitud electrónica de autenticación automática, en formato disco y basado en programas propietarios. Saunders concibió el concepto, obtuvo la financiación para el proyecto, presidió la junta que lo gestionó y dirigió el equipo interno de trabajadores; tras estas actividades, el GASP se puso en marcha con éxito y se logró que las autoridades locales recurrieran al sistema de formularios de solicitud electrónica, entre cuyas ventajas cabe mencionar la eliminación de errores de validación, un aumento de la solidez del sistema y una menor necesidad de personal. Asimismo, Saunders resolvió los conflictos contractuales mantenidos con el proveedor del sistema.